Tulevia työkaluja aineistonhallintaan

Aineistonhallintaan kohdistuvat vaatimukset lainsäädännöstä, rahoittajilta ja yliopistoilta ovat jo muuttaneet ja lähitulevaisuudessa tulevat muuttamaan merkittävästi tutkijoiden arkea. Aineistot haltuun –hanke koordinoi Jyväskylän yliopistossa kehitystyötä, jolla pyritään luomaan tutkijoille työkaluja tämän muutoksen kanssa toimimiseen. Tässä kirjoituksessa esitellään lyhyesti muutama merkittävin pikapuoliin tulossa oleva työkalu, joita tullaan testikäyttämään maaliskuusta alkaen ja jotka saadaan tuotantoon toivottavasti mahdollisimman pian.

Vaivatonta aineistonhallintaa pilvipalvelussa

Pilvipalvelussa aineistot pysyvät yliopiston hallinnassa, jolloin niihin pääsyä, tietoturvan tasoa ja muita muuttujia pystytään kontrolloimaan uskottavasti.

Merkittävin muutos tutkijan arkeen tulee pilvipalvelu NextCloudin myötä. Monet tutkijat käyttävät nykyään kaupallisia pilvipalveluita tiedostojen jakamiseen ja tallentamiseen. Saadakseen tutkijalle tarjotut työkalut ajan tasalle yliopisto testaa tällä hetkellä DropBoxia, GoogleDriveä sekä Microsoftin OneDriveä ominaisuuksiltaan muistuttavaa NextCloudia. Sen on tarkoitus monessa käytössä korvata käytettävyydeltään vanhanaikaisten verkkolevyjen (U: ja S: -asemat) käyttöä. Pilvipalvelua tullaan ajamaan yliopiston omalta levypinnalta, jolloin aineistot pysyvät yliopiston hallinnassa ja jolloin niihin pääsyä, tietoturvan tasoa ja muita muuttujia pystytään kontrolloimaan uskottavasti.

Arkaluonteisenkin tiedon tallentamiseen saa apua Avoimen tiedon keskuksen Tutkimuksen tuen palveluista.

Käyttäjälle NextCloud tarjoaa vaivatonta tallentamista, jakamista, ryhmätyökansioiden muodostamista ja hallinnointia laitteella kuin laitteella sen sijainnista riippumatta. Alkuvaiheessa arkaluontoison tiedon tallentamiseen siitä ei tietoturvan puolesta vielä ole, mutta mahdollisuuksia siihenkin tutkitaan esimerkiksi kryptausta käyttämällä. Arkaluonteisen tiedon tallentamiseen ja ennen kaikkea jakamiseen yliopistolla on jo otettu käyttöön Collabroom –työkalu, jota voi kysellä Avoimen tiedon keskuksen Tutkimuksen tuen palveluista (researchsupport-osc@jyu.fi).

Metatiedot kuntoon

Toinen merkittävä muutos ja työkalu liittyvät tutkimusaineiston metatietoihin, niiden keruuseen ja ylläpitoon, joita uskottava aineistonhallinta edellyttää. Metatietojen oikeellisuus edellyttää käytännössä niiden keräämistä ajantasaisesti tutkimuksen edetessä ja päivittämistä säännöllisesti. Jotta metatiedot saadaan kerättyä systemaattisesti ja rakenteisessa muodossa, jota Suomen Akatemian vaatima julkaiseminen edellyttää, tarvitaan uutta työkalua. Tähän tarkoitukseen kehitetään Converis-järjestelmään uutta toiminnallisuutta, joka mahdollistaa metatietojen alustavan kirjaamisen jo tutkimusta suunnitellessa ja metatietojen hallinnan aina niiden julkaisuun asti. Converis ympäristönä mahdollistaa, että osa metatiedoista, kuten tekijät, yhteystiedot, projektikytkökset ja rahoittajat on mahdollista generoida automaattisesti yliopiston tietovarannosta, mikä helpottaa metatietotyötä.

Näitä työkaluja tullaan esittelemään tuotantokäytön lähestyessä tarkemmin. Ne muodostavat jatkossa tutkimusaineistojen tallentamisen, jakamisen ja hallinnan perusinfrastruktuurin, jonka ympärille on mahdollista rakentaa tutkijoita tukevia palveluita, joiden kautta myös avoimen tieteen vaatimukset voidaan täyttää entistä helpommin. Edessä on vielä paljon kehitystyötä, uuden ideointia ja koulutusta, mutta hyvässä vauhdissa ollaan!

Juuso Marttila, projektipäällikkö