Julkaisutiedonkeruu siirtyi TUTKAsta Converikseen

JYU:n tutkimustietojärjestelmä Converikseen on viime vuosina siirtynyt tutkimus- ja hankerahoitustietoja. Vuoden 2019 aikana Converikseen siirtyy myös julkaisutiedonkeruu, eli julkaisujen kirjaaminen TUTKAan lopetetaan ja siirrytään käyttämään Converista, milloin julkaisuosio sulkeutuu TUTKAsta.

Osa julkaisuista onkin jo siirretty näkymään Converiksessa. Julkaisuosion suunnittelua on toteutettu käyttöönottoprojektissa JYU:n tutkimus- ja innovaatiopalvelujen, toiminnanohjauksen, gigipalveluiden ja Avoimen tiedon keskuksen eli yliopiston kirjaston yhteistyönä.

Siirron yhteydessä vaihdetaan myös julkaisuilmoitusten käsittelyjärjestelmä, mutta tutkijat ilmoittavat julkaisunsa totuttuun tapaan kirjaston verkkosivulta löytyvällä lomakkeella.  Ilmoituksen sisältökin muuttuu vain vähän: Lomakkeella kysytään edelleen tiedostoja JYX-rinnakkaistallennusta varten ja julkaisun minimitiedot, jotka eivät käy ilmi tutkijan ilmoitukseensa liittämistä tiedostoista.

Näiden lisäksi kysytään tietoa myös EU:n ja Suomen Akatemian rahoituksesta sekä Converiksessa jo mahdollisesti olevasta projektista, johon julkaisu liittyy sekä mahdollisista seurantakohteista.

Converis, julkaisun näkyvyys ja kansallinen julkaisutiedonkeruu

Miksi julkaisutiedonkeruuta? 
- Tutkimuksen näkyvyys, saavutettavuus ja vaikuttavuus: Converis+JYX,
mm. kansallinen tutkimustietovarasto tulee kokoamaan ja jakamaan tietoa kotimaisesta tutkimuksesta
- Julkaisutietokanta: informaatiota käytetään mm. vastuulliseen metriikkaan ja hallinnon tarpeisiin
- Rahoitus: mm. OKM-raportoinnit

Converiksesta on tulossa yhteys JYU:n tutkimustietovarastoon, Virtaan ja sitä kautta Juuliin, eli julkaisujen tiedot siirtyvät useamman kerran vuodessa kansalliseen Juuli-julkaisutietoportaaliin. Aiemmin julkaisut siirtyivät Juuliin vain muutamia kertoja vuodessa, kun ne raportoitiin OKM:lle ja poimittavaksi Suomen Akatemialle. Jatkossa JYU:n ulkopuolisetkin tutkijat ja muut tahot pääsevät seuraamaan aiempaa reaaliaikaisemmin yliopistossamme tehtyjä julkaisuja.

Julkaisun tiedot näkyivät TUTKAn julkaisuosiossa aiemmin julkisesti vasta, kun julkaisu oli virallisesti julkaistu, eli koko lähdeviite oli selvillä. Converiksessa myös early online -tilaiset julkaisut, eli julkaisuprosessissa olevat mutta esimerkiksi lehti- ja sivunumeroa odottavat julkaisut, voidaan näyttää julkisessa portaalissa. TUTKAankin julkaisuja on kerätty early online -vaiheessa, ja julkaisuista ilmoittaminen jo tuossa vaiheessa on hyvin suotavaa, mutta aiempi järjestelmä ei ole näyttänyt viimeistelyä odottavien julkaisukirjausten tietoja ulospäin, vaan pelkästään kyseisen julkaisun tekijälle ja TUTKA-toimijoille.

Converiksessa julkaisun tiedot voidaan avata nähtäväksi jo siinä vaiheessa, kun julkaisu on hyväksytty julkaisuprosessiin, mutta tarvittaessa tiedot voidaan pitää myös suljettuina, esimerkiksi julkaisijan mahdollisten vaatimusten mukaisesti. Tieto julkaisukirjauksen vaiheesta näkyy kirjauksissa, joten tutkijan on itsekin helppo seurata, missä vaiheessa julkaisunsa tietojen käsittely on. TUTKAssa jo nyt olevat early online -tilaiset artikkelit hyväksytään TUTKAn puolella eli niitä ei siirretä käsin järjestelmästä toiseen, vaan ne siirtyvät muiden julkaisujen mukana Converikseen.

Näkyvyyden lisäksi julkaisutiedonkeruu liittyy tietenkin myös hallinnollisiin ja kansallisiin tiedontarpeisiin. Hyvä esimerkki näistä on kansallinen rahoitusmalli. OKM:n kansallisen yliopistojen tiedonkeruun kautta julkaisut on huomioitu aiemmassa rahoitusmallissa 13 %:lla ja v. 2021 alkavalla kaudella julkaisujen osuus rahoituksesta on 14 %. Tämän lisäksi avoimet vertaisarvioidut julkaisut saavat lisäkertoimen 1,2 % ja JUFOn tasoluokkien 0–3 julkaisuille määrittyy kerroin 0,1–4.

Converis-järjestelmää on luonnollisesti tarkoitus kehittää jatkossakin. On esimerkiksi suunnitelmissa, että julkaisukirjauksen ollessa valmis Converiksessa siirtyisi tieto automaattisesti kirjoittajien ORCID-profiileihin, jos kirjoittajat ovat lisänneet Converis-profiileihinsa ORCID-tunnisteensa. Näin tutkijan julkaisuluettelon ylläpitäminen myös ORCIDissa helpottuisi.

Miten järjestelmämuutos näkyy tutkijoille?

Käytännössä tämä julkaisutiedonkeruun järjestelmävaihdos ei aiheuta varsinaisia muutoksia julkaisujen ilmoittamiseen, sillä entiseen tapaan kirjoittajilla on julkaisuistaan ilmoitusvastuu ja kirjasto kirjaa edelleen julkaisut keskitetysti järjestelmään OKM:n ja JYU:n omien sääntöjen mukaisesti.

Uutena toimintona kirjoittaja pääsee merkitsemään Converiksessa omaan julkaisuunsa liittyvän mahdollisen EU:n tai Suomen Akatemian rahoitusnumeron, sisäisen seurantakohteen ja Converiksessa jo olevan projektin, johon julkaisu liittyy. Nämä kaikki löytyvät julkaisua muokatessa kuvailu ja luokittelu -välilehdeltä.

Sisäinen seurantakohde on näistä kirjoittajille todennäköisesti vierain osio ja se tarkoittaa käytännössä tiedekuntien tai laitosten Converis-tukeen ilmoittamia tutkimuksen pienempiä yksiköitä, joista osaa on käytetty julkaisuissa jo TUTKAssakin. Niitä voivat olla esimerkiksi oppiaineet ja tutkimusyksiköt. Tarkemmat tiedot näistä näkyvät sekä kirjauskentän yhteydessä olevassa ohjetekstissä Converiksessa että järjestelmän yleisohjeissa.

Yliopiston kirjasto ja julkaisujen kirjaajat eivät luonnollisesti aina pysty näitä seurantakohteiden tai rahoituksen tietoja kirjauksiin täydentämään, jos esimerkiksi rahoittaja- tai projektitietoa ei näy suoraan julkaisusta. Nämä tiedot ovatkin parhaiten kirjoittajan tai mahdollisen tutkimushankkeen tiedossa – mahdolliset lisäkysymykset kyseisten kenttien käytöstä kannattaakin suunnata kirjaston sijasta yleiseen Converis-tukeen.

Siirtymisaikataulu 
- Uusia julkaisuja aletaan kirjata Converikseen kesällä 2019
- Vanhat julkaisut on siirretty TUTKAsta Converikseen 5.4.2019 alkaen

Siirtymävaihe TUTKAsta Converikseen ajoittuu vuodelle 2019. Converikseen aletaan kirjata uusia julkaisuja kesällä 2019, ja TUTKAssa vielä käsittelyssä olevien julkaisujen tiedot päivittyvät Converikseen viikoittain. TUTKAssa hyväksyttyjä kirjauksia eli vanhempia, valmiita julkaisuja on jo siirretty näkymään myös Converiksessa 5.4.2019 alkaen.

Tästä syystä tutkijan julkaisuja on näkyvissä molemmissa järjestelmissä, mutta Avoimen tiedon keskuksessa huolehditaan, ettei julkaisusta tehdä vahingossa kahta erillistä kirjausta.

JYU:n omalla ISBN:llä, eli tunnistenumerolla, tehdyt julkaisut tulevat siirtymään Converikseen samoin kuin TUTKAnkin aikana, yliopiston kirjaston JYKDOK-järjestelmästä. Tätä siirto-ominaisuutta ei kuitenkaan ole vielä palautettu käyttöön, joten sen vuoksi kyseiset julkaisut saattavat näkyä Converiksessa viipeellä.

JYKDOK-siirtoja pyritään muutenkin laajentamaan, jolloin tarve kirjoittajien tekemille ilmoituksille vähenisi entisestään. Nämä laajemmat siirtomahdollisuudet ovat kuitenkin jatkokehittelyvaiheen projekteja.

Moni on huomannut jo TUTKAn aikana, että julkaisujensa tietoja ilmestyy järjestelmään, vaikkei kirjoittaja itse ole vielä ehtinyt tehdä julkaisuilmoitusta. Tämä johtuu siitä, että kirjasto seuraa muutamaa sataa tiedonlähdettä, kustantajia, julkaisuja ja tietokantoja, ja etsii niistä JYU-tekijöiden julkaisuja.

Tämän seurannan tarkoituksena on helpottaa kirjoittajien ilmoitustyötä ja vähentää vuodenvaihteessa syntyvää kirjausruuhkaa. Vastuu julkaisujen ilmoittamisesta toki säilyy kirjoittajilla itsellään, sillä kaikkia julkaisuja ei laajoista seurannoista huolimatta verkon ja kirjaston painetun aineiston avulla voi tavoittaa.

Syksyllä Converiksen julkaisutoimintoja laajennetaan vielä raportointiin tietovaraston kautta ja julkaisutietojen hakuun JYU:n tilastosivuilta.

Kirjoittaja:  

  1. Ilmoita julkaisusi ajoissa
    1. Viimeinen ilmoituspäivä on vuosittain 31.12.
    2. Liitä mukaan tiedostot rinnakkaistallentamista varten: final draft ja kustantajan pdf
  2. Täydennä julkaisusi kohdat: mahdollinen rahoittajanumero (EU-rahoitus ja Suomen Akatemia), yksikön sisäinen seurantakohde ja Converiksesta mahdollisesti löytyvä projekti, johon julkaisusi liittyy
  3. Tarkista kirjauksen tiedot ja ilmoita kirjastolle mahdollisista muutostoiveista
    1. Tarkempia tietoja kirjattujen tietojen muodosta löytyy Converis-ohjeesta
  4. Lisää ORCID-tunnuksesi Converikseen, jos sitä ei vielä siellä ole (tarkempi ohje)

Rinnakkaistallentaminen JYU:ssa    oa_perus.jpg

Julkaisujen avoimuuden ja siten tällä hetkellä myös rinnakkaistallentamisen merkitys korostuu entisestään, kuten edellä mainitusta OKM-rahoituksestakin on nähtävissä. Rinnakkaistallentaminen hoituu tutuksi tulleeseen tapaan, eli julkaisutietoja ilmoittaessaan kirjoittaj aa pyydetään lähettämään sekä kustantajan pdf että final draft -versio julkaisustaan. Kirjasto hyödyntää niissä olevia tietoja Converikseen kirjaamista varten, eli ilmoituslomakkeelle ei tarvitse kirjoittaa erikseen tietoja, jotka tiedostoista jo näkyvät.

Tiedostot ovat tärkeitä myös julkaisun näkyvyyden kannalta, sillä kirjasto tarkistaa edelleen, voisiko jommankumman tiedostoversion rinnakkaistallentaa JYU:n JYX-arkistoon, ja lähettää tiedoston Converiksesta JYXiin. Eli julkaisutiedonkeruu- ja rinnakkaistallennustoiminnot toimivat samalla periaatteella kuin aiemminkin, vaikka alustat, Converis ja JYX, ovatkin nyt päivittyneet.

Lisätietoa: