Julkaisutiedonkeruu siirtyi TUTKAsta Converikseen

JYU:n tutkimustietojärjestelmä Converikseen on viime vuosina siirtynyt tutkimus- ja hankerahoitustietoja. Loppuvuoden 2019 aikana Converikseen siirtyy myös julkaisutiedonkeruu, eli julkaisujen kirjaaminen TUTKAan lopetetaan ja siirrytään käyttämään Converista, milloin julkaisuosio sulkeutuu TUTKAsta.

Julkaisuja onkin jo siirretty Converikseen. Julkaisuosion suunnittelu ja toteutus on tehty Tutkimus- ja innovaatiopalvelujen, Toiminnanohjauksen, Digipalveluiden ja Avoimen tiedon keskuksen eli yliopiston kirjaston yhteistyönä.

Siirron yhteydessä vaihdetaan myös julkaisuilmoitusjärjestelmä, mutta tutkijat ilmoittavat julkaisunsa totuttuun tapaan kirjaston verkkosivulta löytyvällä lomakkeella ja tarkistavat valmiit julkaisutietonsa. Ilmoituksen sisältökin muuttuu vain vähän: Lomakkeella kysytään edelleen tiedostoja JYX-rinnakkaistallennusta varten ja julkaisun minimitiedot, jos ne eivät käy ilmi tutkijan ilmoitukseensa liittämistä tiedostoista.

Näiden lisäksi kysytään myös tiedot Converiksessa olevasta projektista, johon julkaisu liittyy, tai päätösnumerot EU:n ja Suomen Akatemian rahoituksesta, sekä mahdollisista seurantakohteista.

Converis, julkaisun näkyvyys ja kansallinen julkaisutiedonkeruu

Miksi julkaisutiedonkeruuta?
* Tutkimuksen näkyvyys, saavutettavuus ja vaikuttavuus: Converis+JYX (mm. kansallinen tutkimustietovaranto tulee kokoamaan ja jakamaan tietoa kotimaisesta tutkimuksesta)
* Julkaisutietokanta: informaatiota käytetään mm. vastuulliseen metriikkaan ja hallinnon tarpeisiin
* Rahoitus: mm. OKM-raportoinnit

Converiksesta on yhteys JYU:n tutkimustietovarastoon, Virtaan ja sitä kautta Juuliin, eli julkaisujen tiedot siirtyvät useamman kerran vuodessa kansalliseen julkaisutietoportaaliin. Aiemmin julkaisut siirtyivät Juuliin vain muutamia kertoja vuodessa, kun ne raportoitiin OKM:lle ja poimittavaksi Suomen Akatemialle. Jatkossa JYU:n ulkopuolisetkin tutkijat ja muut tahot pääsevät seuraamaan aiempaa reaaliaikaisemmin yliopistossamme tehtyjä julkaisuja.

Julkaisun tiedot näkyivät TUTKAssa aiemmin julkisesti vasta, kun julkaisu oli virallisesti julkaistu, eli koko lähdeviite oli selvillä. Converiksessa myös early online -tilaiset julkaisut, eli julkaisuprosessissa olevat mutta esimerkiksi lehti- ja sivunumeroa odottavat julkaisut, voidaan näyttää julkisessa portaalissa. TUTKAankin julkaisuja on kerätty early online -vaiheessa, ja julkaisuista ilmoittaminen jo tuossa vaiheessa on hyvin suotavaa, mutta aiempi järjestelmä ei ole näyttänyt viimeistelyä odottavien julkaisukirjauksia ulospäin, vaan pelkästään kyseisen julkaisun tekijälle ja TUTKA-toimijoille.

Converiksessa julkaisun tiedot voidaan avata nähtäväksi jo siinä vaiheessa, kun julkaisu on hyväksytty julkaisuprosessiin, mutta tarvittaessa tiedot voidaan pitää myös suljettuina, esimerkiksi julkaisijan mahdollisten vaatimusten vuoksi. Tieto julkaisukirjauksen vaiheesta näkyy kirjauksissa, joten tutkijan on itsekin helppo seurata, missä vaiheessa julkaisunsa tietojen käsittely on. TUTKAssa vielä olevat early online -tilaiset artikkelit hyväksytään TUTKAn puolella eli niitä ei siirretä käsin järjestelmästä toiseen, vaan ne siirtyvät muiden julkaisujen mukana Converikseen.

Näkyvyyden lisäksi julkaisutiedonkeruu liittyy tietenkin myös hallinnollisiin ja kansallisiin tiedontarpeisiin. Hyvä esimerkki näistä on kansallinen rahoitusmalli. OKM:n kansallisen yliopistojen tiedonkeruun kautta julkaisut on huomioitu aiemmassa rahoitusmallissa 13 %:lla ja v. 2021 alkavalla kaudella julkaisujen osuus rahoituksesta on 14 %. Avoimet vertaisarvioidut julkaisut saavat kertoimen 1,2 ja JUFOn tasoluokkien 0–3 julkaisuille määrittyy kerroin 0,1–4.

Converis-järjestelmää on luonnollisesti tarkoitus kehittää jatkossakin. On esimerkiksi suunnitelmissa, että julkaisukirjauksen ollessa valmis Converiksessa siirtyisi tieto automaattisesti kirjoittajien ORCID-profiileihin, jos kirjoittajat ovat lisänneet Converis-profiileihinsa ORCID-tunnisteensa. Näin tutkijan julkaisuluettelon ylläpitäminen myös ORCIDissa helpottuisi.

Miten järjestelmämuutos näkyy tutkijoille?

Käytännössä tämä julkaisutiedonkeruun järjestelmävaihdos ei aiheuta varsinaisia muutoksia julkaisujen ilmoittamiseen, sillä entiseen tapaan kirjoittajilla on julkaisuistaan ilmoitusvastuu ja kirjasto kirjaa edelleen julkaisut keskitetysti järjestelmään OKM:n ja JYU:n omien sääntöjen mukaisesti.

Uutena toimintona kirjoittaja pääsee merkitsemään Converiksessa omaan julkaisuunsa liittyvän sisäisen seurantakohteen ja Converiksessa jo olevan projektin, johon julkaisu liittyy. Ne löytyvät julkaisua muokatessa Kuvailu, seuranta- ja projektitiedot -välilehdeltä.

Sisäinen seurantakohde tarkoittaa käytännössä tiedekuntien tai laitosten Converis-tukeen ilmoittamia yksiköitä, joista osaa on käytetty julkaisuissa jo TUTKAssakin. Niitä voivat olla esimerkiksi oppiaineet ja tutkimusyksiköt. Tarkemmat tiedot näistä näkyvät sekä kirjauskentän yhteydessä olevassa ohjetekstissä Converiksessa että järjestelmän yleisohjeissa.

Kirjaston (OSC) julkaisukirjaajat eivät luonnollisesti aina pysty näitä seurantakohteiden tai rahoituksen tietoja kirjauksiin täydentämään, jos esimerkiksi rahoittaja- tai projektitietoa ei näy suoraan julkaisusta. Nämä tiedot ovatkin parhaiten kirjoittajan tai mahdollisen tutkimushankkeen tiedossa – mahdolliset lisäkysymykset kyseisten kenttien käytöstä kannattaakin suunnata kirjaston sijasta yleiseen Converis-tukeen (converis-support@jyu.fi).

Siirtymisaikataulu
* Uusia julkaisuja on alettu kirjata Converikseen kesällä 2019
* Vanhoja julkaisuja on siirretty TUTKAsta Converikseen 5.4.2019 alkaen jo yli 60 000 kappaletta

Siirtymävaihe TUTKAsta Converikseen ajoittuu vuodelle 2019. Converikseen on alettu kirjata uusia julkaisuja kesällä 2019, ja TUTKAssa vielä käsittelyssä olevien julkaisujen tiedot päivittyvät Converikseen viikoittain. TUTKAssa hyväksyttyjä kirjauksia eli vanhempia, valmiita julkaisuja on jo siirretty näkymään myös Converiksessa 5.4.2019 alkaen.

Tästä syystä tutkijan julkaisuja on näkyvissä molemmissa järjestelmissä, mutta Avoimen tiedon keskuksessa huolehditaan, ettei julkaisusta tehdä vahingossa kahta erillistä kirjausta.

Omia julkaisuja kannattaakin seurata tällä hetkellä suoraan Converiksesta, sillä Converiksen julkaisutiedot eivät vielä päivity laitosten Plone-sivuille. Aiemmin niille on tullut tietoa TUTKAsta, mutta tietojen siirtotoiminto Converiksesta Plone-sivuille on vasta tekeillä. Tutkija voikin linkittää oman Converis-profiilinsa yhteistyökumppaneilleen, kun tarvitsee linkin laitosten sivustoja ajantasaisempaan julkaisuluetteloonsa.

JYU:n omalla ISBN:llä, eli tunnistenumerolla, tehdyt julkaisut tulevat siirtymään Converikseen samoin kuin TUTKAnkin aikana, yliopiston kirjaston JYKDOK-järjestelmästä. Siirtotoimintoa ollaan uudistamassa, joten sen vuoksi kyseiset julkaisut saattavat näkyä Converiksessa viipeellä.

JYKDOK-siirtoja pyritään muutenkin laajentamaan, jolloin tarve kirjoittajien tekemille ilmoituksille vähenisi entisestään. Nämä laajemmat siirtomahdollisuudet ovat kuitenkin jatkokehittelyvaiheen projekteja.

Moni on huomannut jo TUTKAn aikana, että julkaisujensa tietoja ilmestyy järjestelmään, vaikkei kirjoittaja itse ole vielä ehtinyt tehdä julkaisuilmoitusta. Tämä johtuu siitä, että kirjasto seuraa muutamia satoja tiedonlähteitä, kustantajia, julkaisuja ja tietokantoja, ja etsii niistä JYU-tekijöiden julkaisuja.

Tämän seurannan tarkoituksena on helpottaa kirjoittajien ilmoitustyötä ja vähentää vuodenvaihteessa syntyvää kirjausruuhkaa. Vastuu julkaisujen ilmoittamisesta toki säilyy kirjoittajilla itsellään, sillä kaikkia julkaisuja ei laajoista seurannoista huolimatta verkon ja kirjaston painetun aineiston avulla voi tavoittaa.

Syksyllä Converiksen julkaisutoimintoja laajennetaan vielä raportointiin tietovaraston kautta ja julkaisutiedot tulevat näkymään JYU:n tilastosivuille.

Kirjoittaja:

  1. Ilmoita julkaisusi ajoissa
    1. Viimeinen ilmoituspäivä on vuosittain 31.12.
    2. Liitä mukaan tiedostot rinnakkaistallentamista varten: final draft ja kustantajan pdf
  2. Täydennä julkaisukirjaukseesi:
    1. Converiksessa oleva projekti, johon julkaisusi liittyy
    2. Yksikön sisäinen seurantakohde
  3. Tarkista kirjauksen tiedot ja ilmoita kirjastolle mahdollisista muutostoiveista
    1. Tarkempia tietoja kirjattujen tietojen muodosta löytyy Converis-ohjeesta
  4. Lisää ORCID-tunnuksesi Converikseen, jos sitä ei vielä siellä ole

Rinnakkaistallentaminen JYU:ssa

Julkaisujen avoimuuden ja siten myös rinnakkaistallentamisen merkitys korostuu entisestään, kuten edellä mainitusta OKM-rahoituksestakin on nähtävissä.

Rinnakkaistallentaminen hoituu tutuksi tulleeseen tapaan, eli julkaisutietoja ilmoittaessaan kirjoittajaa pyydetään lähettämään sekä kustantajan pdf että final draft -versio julkaisustaan. Kirjasto hyödyntää niissä olevia tietoja Converikseen kirjaamista varten, eli ilmoituslomakkeelle ei tarvitse kirjoittaa erikseen tietoja, jotka tiedostoista jo näkyvät.

Tiedostot ovat tärkeitä myös julkaisun näkyvyyden kannalta, sillä kirjasto tarkistaa edelleen, voisiko jommankumman tiedostoversion rinnakkaistallentaa JYU:n JYX-julkaisuarkistoon, ja lähettää tiedoston Converiksesta JYXiin. Eli julkaisutiedonkeruu- ja rinnakkaistallennustoiminnot toimivat samalla periaatteella kuin aiemminkin, vaikka alustat, Converis ja JYX, ovatkin nyt päivittyneet.

Lisätietoa:

  • Converis-ohjeet
  • converis-publications@jyu.fi (julkaisutiedonkeruu käytännössä ja siihen liittyvä rinnakkaistallennus)
  • converis-support@jyu.fi (järjestelmätekniikka, -suunnittelu ja yliopiston linjaukset, esim. tutkijan itse Converikseen täyttämät tiedot)
  • jyx@jyu.fi (rinnakkaistallennus ja open access yleisesti)

Marjo Vallittu
Informaatikko