Kokoelmien turvallisuuteen liittyvä ohjeistus ja selvitykset

Jotta kokoelmien turvallisuuteen liittyvät dokumentit saataisiin koottua yhteenpaikkaan ja ne olisivat nopeasti löydettävissä, päätettiin ne nostaa aineistojen hallinnan periaatteissa omaksi kokonaisuudekseen. Tänne kootaan kaikki kirjaston ja museon fyysisiin kokoelmiin liittyvät dokumentit.

Museoiden osalta Museoviraston Kokoelmapolitiikan muistilista museoille -oppaan mukaan kokoelmien turvallisuus pitää sisällään seuraavat asiat:

Miten kokoelmien turvallisuudesta huolehditaan? Kuvaillaan kokoelmien käyttöön, säilyttämiseen ja esim. tietoturvallisuuteen liittyvät riskit ja toimenpiteet niiden minimoimiseksi.

• Riskikartoitus ja riskienhallinta
  • Millaisia riskejä ja uhkia kokoelmiin ja kokoelmatehtävän hoitamiseen liittyy? Kuvaillaan
    oman museokokoelman osalta tehty riskikartoitus sekä havaitut olennaisimmat riskit ja
    kirjataan riskienhallintasuunnitelma.
• Kokoelmien turvallisuus- ja pelastussuunnitelma
  • Miten kokoelmien fyysinen ja tietoturvallisuus on taattu ja millaisia toimenpiteitä kriisitilanteessa tehdään? Kuka vastaa turvallisuudesta? Kuvaillaan turvallisuuteen ja pelastamiseen liittyvät vastuuhenkilöt, toimenpiteet ja tarvittavat resurssit. Laadittu kokoelmien
    turvallisuus- ja pelastussuunnitelma laitetaan kokoelmapolitiikan liitteeksi.
• Kokoelmien vakuuttaminen
  • Miten kokoelmat on vakuutettu ja miten vakuutusarvot kokoelmille, kokoelman osille ja
    objekteille määritellään? Mitä tiloja tai tilanteita vakuutukset kattavat? Kirjataan vakuuttamiskäytännöt ja -tilanteet sekä vakuutusarvon määrittely- ja tarkistusperiaatteet.